Анти-вирусник можно применять в любой области деятельности – это открытый инструмент работы с информацией. Весьма интересно может быть его применение в области работы с информацией, связанной с управленческой деятельностью. Ответы на вопросы и их последующая обработка может дать более глубокую картину понимания происходящего на предприятии (в организации).
Вопрос ЧТО
Так, ответы на вопрос ЧТО позволяют, например:
- найти новую идею и/или цель развития;
- понять факторы, влияющие на управляемость предприятием;
- извлечь из множества фактов ключевые точки изменений.
В предпринимательской среде даже разработаны специальные инструменты для работы с информацией, например, диаграмма сродства, диаграмма связей, диаграмма дерева, матрица приоритетов. Эти диаграммы позволяют объединить (обобщить) и связать в группы, собранные тематические ответы на вопрос ЧТО, с целью проведения анализа и/или выстраивания потенциального прогноза будущих действий.
Стоит отметить, что подход ТРИЗ также работает с материалом вопросов ЧТО. Его отличие от других – это точная фокусировка на проблемной точке, которая должна быть подвергнута изменению.
Ответы на вопрос ЧТО позволяют выявлять ТЕМЫ деятельности, изменений, проблем на предприятии.
Вопрос КТО
Ответами на вопрос КТО на предприятии, как правило, занимается отдел управления персоналом. При этом каждый «КТО» имеет свои функции и должностные инструкции, которые разработаны с целью выполнения некой задачи (ЧТО) для обеспечения процесса (КАК), при соблюдении плановых показателей и сроков (СКОЛЬКО и КОГДА) и согласно технологии (КАК).
Ответы на вопрос КТО, например, позволяют:
- видеть персональную ответственность работников;
- выявлять ключевые фигуры и/или фигуры-«слабые звенья» в организации;
- понимать особенности процессов как отражения персональных действий и ответственности;
- понимать потенциал конкретных людей и команды;
- понимать точки возможных срывов, завязанные на конкретных людей;
- формировать адекватные задачи команде и ее конкретным членам.
Ответы на вопрос КТО уточняют ответственность конкретных лиц в деятельности организации. И дает персонализированный срез деятельности.
Вопрос ГДЕ
Ответы на вопрос ГДЕ могут носить локальный, национальный, международный характер: все зависит от масштаба деятельности предприятия (организации).
Если под этим углом рассматривается предприятие, то ответы на вопрос ГДЕ позволяют, например, уточнить:
- ГДЕ конкретно происходят определенные интересующие процессы;
- ГДЕ находятся работники в конкретный момент времени и в определенной ситуации;
- ГДЕ не хватает/хватает обслуживающего персонала, единиц техники, расходных материалов и пр.;
- ГДЕ находится «бутылочное горлышко» производственного процесса, логистического процесса и пр.;
- ГДЕ возможно строительство нового здания, цеха и пр.
Таким образом, ответы на вопрос ГДЕ уточняют локацию в системе предприятия и четко картографируют его деятельность в пространстве.
Фактически, любое предприятие имеет связи с внешним миром и, соответственно, процессу картографии может быть подвергнута и внешняя среда:
- ГДЕ находятся поставщики;
- ГДЕ находится сырье (оценка логистического плеча);
- ГДЕ находится предприятие по отношению к инфраструктурным объектам;
- ГДЕ находятся места проживания работников;
- ГДЕ находятся ключевые клиенты, ГДЕ много/мало клиентов;
- ГДЕ могут находиться новые рынки;
- ГДЕ находятся точки продажи и пр.
Картография деятельности предприятия (организации) является, по сути, визуализацией пространственных связей предприятия и наглядно представляет значимые и потенциальные точки влияния внутри предприятия и во внешней среде.
Вопрос КОГДА
Ответы на вопрос КОГДА связаны с хронологической последовательностью деятельности предприятия (организации) и оценкой сроков выполнения работ. По сути, это календарная фиксация всего, что происходит на предприятии. Ответы на вопрос КОГДА тесно связаны и с планированием деятельности предприятия (организации).
Ответы на вопрос КОГДА позволяют оценить временные затраты и рассчитать потенциально возможные сроки для прогнозируемой деятельности.
Примеры вопросов, связанных с хронологией и планированием деятельности:
- КОГДА начато строительство, проект, деятельность и пр.;
- КОГДА планируется окончание строительства, проекта, деятельности и пр.;
- КОГДА поставщики отгружают материалы, высылают документацию и пр.;
- КОГДА заказчики забирают готовую продукцию, документацию, проходят обучение и пр.;
- КОГДА наступает критический срок сдачи проектной документации, прототипа, производственного образца, партии и пр.;
- КОГДА начинается новый этап деятельности, проектирования, сборки, продажи и пр.;
- КОГДА заканчивается очередной этап деятельности, проектирования, сборки, продажи и пр.;
- КОГДА произошел сбой сроков по какому-либо виду деятельности;
- КОГДА наметились положительные/отрицательные/стабилизационные тенденции в деятельности;
- КОГДА назрела необходимость в сокращении/увеличении/изменении видов деятельности.
Вопросы КОГДА, конечно же, будут разниться в зависимость от вида деятельности предприятия, но они всегда будут уточнять хронологию и показывать последовательность происходящих событий, то есть с их помощью можно будет отследить причинно-следственные связи событий на предприятии.
Ответы на вопросы КОГДА используются во многих бизнес инструментах, таких как стрелочная диаграмма, PERT, диаграмма Ганта, причинно-следственная диаграмма (рыбий скелет), а также в методе критического пути.
Стоит учитывать, что все параметры, связанные со сроками и временем, как правило, имеют связь с ресурсной базой (в том числе финансовым потоком) и качеством процессов, происходящих на предприятии. В проектном менеджменте даже существует, так называемый, треугольник связных управленческих аспектов: сроки → бюджет (ресурсы) → качество. Изменение одного из параметров сразу же влечет изменения других параметров.
Вопрос СКОЛЬКО
Ответы на вопросы СКОЛЬКО в рамках управленческой деятельности позволяют сделать быструю оценку параметров деятельности предприятия. При этом стоит помнить, что все цифровые параметры деятельности предприятия (организации) подпадают под определение «простых задач», то есть задач, которые возможно представить в виде набора цифр, которые отражают определенную ситуацию. «Сложными задачами» управленческой деятельности называют задачи, которые невозможно измерить и выразить числом. Сюда относятся, например, такие параметры как мотивация, командный дух, культура предприятия и пр.
Ответы на вопрос СКОЛЬКО, как правило, связаны с фактическими и плановыми показателями деятельности предприятия (организации).
Примеры постановки вопросов, связанных с фактической и плановой фиксацией показателей:
- СКОЛЬКО было получено дохода и его динамика;
- СКОЛЬКО было потрачено на закупку материалов, оборудования и пр.;
- СКОЛЬКО людей принимало участие в разработке прототипа/проекта/технологии и пр.;
- СКОЛЬКО было потрачено на разработку прототипа/проекта/технологии и пр.;
- СКОЛЬКО тратится на содержание подразделений предприятия, анализ системы распределения средств;
- СКОЛЬКО гектар занимает площадь предприятия/производства/складов/полей/теплиц и пр.;
- СКОЛЬКО людей было уволено/принято за отчетный период;
- СКОЛЬКО времени тратиться на логистику материалов/товаров и пр.;
- СКОЛЬКО дней насчитывает общая задержка по срокам выполнения на предприятии;
- СКОЛЬКО потребляется воды/газа/электроэнергии и пр.;
- СКОЛЬКО времени выделяется на переналадку оборудования;
- СКОЛЬКО времени оборудование простаивало/работало с частичной/полной нагрузкой;
- СКОЛЬКО денег выделяется на рекламные услуги, на социальную деятельность и пр.
Ответы на вопросы СКОЛЬКО также используются в бизнес инструментах: стрелочная диаграмма, PERT, диаграмма Ганта, а также в методе критического пути. Ответы на вопросы СКОЛЬКО легко визуализируются и могут быть представлены в виде графиков и диаграмм.
Все ответы на вопросы СКОЛЬКО позволяют привести данные к измеряемым характеристикам: будь то люди, сроки, финансы, материалы и пр. Также цифровые данные являются неотъемлемой частью любого бизнес-плана. При этом, бизнес-план – это не то, что произойдет, а лишь то, что может произойти при определенных усилиях, то есть определенная абстракция, которая может реализоваться при выполнении ряда усилий.
Вопрос КАК
Ответы на вопрос КАК представляют технологическую информацию о выполнении процессов на предприятии. Ответы на вопросы КАК охватывают различные сферы деятельности предприятия: логистика, технология производства, мотивация работников, способы урегулирования внешних и внутренних проблем и пр.
Примеры постановки вопросов, связанных с фиксацией процессных и технологических показателей:
- КАК доставляются люди/оборудование/сырье/товары и пр.;
- КАК добывается/обогащается/перерабатывается сырье/отходы;
- КАК обеспечивается снабжение водой/газом/электроэнергией;
- КАК организован процесс производства/логистики/продажи и пр.;
- КАК организовано питание работников/снабжение производства и пр.;
- КАК исследуется маркетинговая информация;
- КАК рекламируется товар;
- КАК выстраиваются отношения с потребителем/клиентом/поставщиками/надзорными органами и пр.;
- КАК учитываются расходы на устранение брака/организации контроля качества;
- КАК обеспечивается связь и экстренное оповещение на предприятии;
- КАК проводятся корпоративные собрания/праздники и пр.;
- КАК организована работа с подрядчиками/потребителями и пр.;
- КАК организован технический сервис и гарантийное сопровождение продукта (изделия).
Ответы на вопросы КАК используются в различных аналитических бизнес инструментах: матричная диаграмма, диаграмма дерева, диаграмма решений. Ответы на вопросы КАК достаточно просто визуализируются и могут быть представлены в наглядных ментальных схемах.
Ответы на вопрос КАК позволяют выявлять СХЕМЫ деятельности, изменений, проблем на предприятии.
***
Информация, собранная посредством «сита» вопросов, позволяет частично ослабить влияние памяти на изучаемый объект, то есть прервать «воспоминания» о деятельности предприятия, о людях, о ситуациях. По сути, это личностное ослабление своего персонального Уробороса. Все данные, полученные в ходе сбора информации, затем возможно комбинировать между собой, например, на технологические особенности работы можно наложить персонализированную информацию и поискать корреляции, например, ЧТО делается лучше в присутствии КОГО, и КАК это отражается на общем результате (СКОЛЬКО). Один раз, внимательно проведенный подобный анализ, раз и навсегда, например, посеет великие сомнения в простой «заменяемости» людей на предприятии, что на сегодняшний день является модной тенденцией управления. Также это позволит оптимально использовать потенциал определенных людей для выполнения конкретных работ. Все данные, собранные «ситом», иначе представят ситуацию на предприятии: во взаимосвязях и деталях. Естественно, это даст материал для рефлексии и, соответственно, позволит более вдумчиво относится к людям, ситуациям, процессам при управлении предприятием.